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2016-11-29 01:58:50 科学百科 阅读 2 次

简介/办公自动化系统 编辑


自动化办公系统示意图办公自动化系统(OAS)英文名称:Office Automation System
办公自动化系统是利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公自动化处理的系统。它采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据,深受众多企业的青睐。

政务办公自动化/办公自动化系统 编辑


政务OA定位
为新时代下的政务办公提供易用、好用的无纸化办公系统,实现降低工作压力,提升工作效率的目的
OS系统
OS系统是为党政机关及事业单位的办公信息上传下达、信息采集汇总等需求提供的电子政务办公管理系统,可以将领导班子、相关部门及下属单位等相互相联,实现公文、通知、公告、请示的上传下达,实现基层数据的采集与汇总,形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统,逐步将党政机关的日常办公管理规范化、标准化、科学化。

作用/办公自动化系统 编辑


一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段,对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
OAS软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。
办公自动化(OA)系统提供信息化手段解决企事业单位、政府机关繁琐的日常事务处理所造成的人员成本、办公成本居高不下而办事效率低下等问题,实现单位内部各个岗位上的工作人员的协同交流,整合单位内、外各类信息系统和信息资源,实现通用日常办公流程的高效管理,同时用户通过系统提供的丰富的流程定制工具,可以迅速搭建起面向具体业务的办公环境。派得办公自动化(OA)系统真正实现了政府及企事业单位无纸化、无距离远程协同办公的新概念。

特性/办公自动化系统 编辑


办公自动化系统的五大特性
这五大特性包括:开放性、易用性、健壮性、严密性和实用性。
这是因为与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成,是OA办公系统的大势所趋。只有具备开放性的OA办公系统,才能与其他信息化平台进行整合集成,帮助用户打破信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛。如今,大部分组织内部人员年龄跨度较大,众口难调,只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标,也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外,不实用的OA办公系统,无论看起来功能多丰富,性价比多高,都可能造成与企业和行业发展的不配套,无法达到提升效率的目的。 
纵观国内OA办公系统整个市场,能在这五个特性上有着杰出表现的是中国软件行业的领军企业——万户网络公司,有着“赛迪顾问协同管理平台类软件国内占有率第一”等荣誉,其研发的OA办公系统是当前最普及应用的新一代协同2.0产品。从万户OA在诸多用户中的表现来看,其在开放性、易用性、严密性、健壮性和实用性上达到了极致。
开放性:把整合用到极致
从技术上看,万户OA采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。因此,软件就能预留大量接口,为整合其他系统提供充分的技术保障。
易用性:学软件有难度,但上网人人都会
万户OA是目前国内唯一一款能真正做到彻底网络风格化的协同软件,平台从整体到细节,彻底坚持网络风格,甚至能实现与外网的全面打通,从而,让软件应用变得像上网一样简单。
健壮性:没有并发数上限的平台
坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段,这样一来,决定应用并发数的并不是软件平台本身,而是硬件和网络速度;也就是说,从理论上讲,万户OA这样的软件平台没有严格的并发数限制。
严密性:“用户、角色、权限”三维管控还不够
企业,尤其是集团型企业,从制度落地的现实需求来看,一方面必须有统一的信息平台,另一方面,又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以,OA办公系统不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控,还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一,也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控,具备全面的门户功能。而万户OA平台的权限分配就能成功实现严密的分级设置模式,彻底实现真正的门户应用。
实用性:80%标准化+20%个性化的绝配
支撑制度落地的OA办公系统最好能采用标准化平台的模式,在标准化的基础上,提供开放的强大的自定义功能,如此便能同时具备项目化与产品化的优点。万户OA就成功做到了这一点,既有标准化,又部署了大量的自定义工具,包括:首页门户自定义、知识管理平台、工作流程平台、自定义模块平台,自定义关系平台,以及大量的设置和开关与支持以上模块定义的基础自定义内容,如:数据表自定义、表单自定义、频道自定义等,通过这些功能或工具,让企业对系统的控制力大大加强,在日常的使用中不再过分依赖软件开发商,能够让系统迅速适应管理的变革。

发展阶段/办公自动化系统 编辑


工具阶段:
-纸张信息数字化,纯文字、表格处理、存储、查询,工具阶段
MIS阶段:
-数字信息采集汇总,流程、表单管理,局域共享,C/S结构为主流
网络协同工作时代-互联网环境,对信息全方位、多角度共享及协同要求,基于智能、门户、管理及业务一体化整合,B/S结构为主流。
虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率,但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面,企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大。

功能支持/办公自动化系统 编辑


办公自动化系统主要面向组织中的业务管理层,为各种类型的文案工作提供支持,通过应用信息技术,支持办公室的各项信息处理工作,协调不同地域之间、各职能间和各信息工作者间的信息联系,提高办公活动的工作效率和质量。
不同组织中的办公业务是不同的,所以,不同办公系统有很大的区别,但一般情况下,办公自动化系统都具有通过文字处理、桌面印刷、电子化文档进行文档管理;通过数字化日历、备忘录进行计划和日程安排;通过桌面型数据库软件进行数据库管理;通过电子邮件、语音信箱、数字化传真和电视会议等形式进行信息联络与沟通的功能。
系统以结构化组件方式,将主要的业务流程抽象出来,形成通用模块,具备下属功能模块:
1 公共资源管理:对车辆、会议室、办公耗材、水电等资源进行总和管理;
2 人事、档案管理:根据相关规范,实现档案建档、存档、销存、查询等功能;
3 公共信息管理:对会议、通知通告、制度、经验知识、文档资料等进行分级管理;

决策执行与协同应用:对资源消耗情况、个人绩效情况、收支情况对未来经营提供辅助决策,提供即时通讯、网络会议等形式实现协同办公功能;
5 流程定制:实现办公流程图形化定制,办公流程实现自动优化。

结构


办公自动化系统具有多种结构。它不仅单有计算机结构、局域网结构、广域网结构,还有利用互联网为基础的服务器、浏览器结构。

分类/办公自动化系统 编辑


企业的办公自动化程度可以划分为以下四类:
起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益。
已经建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。
已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大。
办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

适用范围


那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是:
[1]信息化尚未入门的企业
由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注OA有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
[2]信息化失败的企业
信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。
[3]缺少信息化资金准备的企业
信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。
已拥有业务管理系统的企业
办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

如何选择/办公自动化系统 编辑


1、拥有固定办公场所
你也许遇到过这种情况:当你提出要去给你做网站的公司实地看看时,对方会找出种种理由推脱,极力阻止你去,同时却以低于市场价很多的价格向你承诺各种服务。可想而知,那些连公司的地点都不愿告诉客户、不敢让客户去他们公司看看的网络公司一定都是含有欺诈成分的公司,而缺乏足够的办公环境、技术实力,所做的承诺也只能成为不切实际的空中楼阁。
2、具有多年的OA系统开发经验
我们不否定新生事物,但是如果从长远考虑的话,我们还是建议您选择具有多年的网站设计经验的公司,一方面在网站设计的过程中他们会考虑到的东西更多,更能了解客户的需求;另一方面这样的公司积累了大量的客户群体,也不会轻易倒闭。
3、网络公司技术人员与业务人员的比例
一个网站建设公司如果全是业务员的话就要注意网站报价的水分了,因为业务员是一个公司的基础,当然也会拿大量的订单回报,所以说合理的技术与业务人员比例才会保证客户的费用真正的用在网站的建设上面
4、OA系统案例,不要只看他们自己的网站。因为有些网站制作公司自己的网站都是别人给设计制作的。
网站案例中只有截屏的小图不能说明问题,一定要有客户网站的正式链接,并且您一定要到客户的网站上看一看。因为一般网站的界面缩小后,看起来效果都不错,很多细节更本看不出来;还有,通过切实访问该公司为客户制作的网站,了解一下网站的访问速度。这些也是检验网站制作公司的工作是否精细的重要环节,因为一个网站做得好不只是设计这一方面,还包括页面制作是否认真负责,图片是否在保证效果的前提下,尽量做到最小,以提高网站的访问速度。
5、不要相信那些大包大揽的公司,甚至终身免费维护的鬼话。他们可能只是为了得到你的单子,但没有考虑服务的问题,所以可以任意向你承诺。
6、报价
不能只看网站报价,中等规模以上的网站需求需要的不仅仅是一份报价单,而是一个全面的网站策划方案书。网站的制作质量一定是和费用相关的,过低的报价不可能提供优秀的网站设计,更是无法保证保障网站项目的质量与服务水平。从事或号称能网站建设的人员很多,包括在个人自学的学生,但开发人员的经验非常重要,而且需要多人合作的具有一定项目管理实施过程才能圆满完成网站的建设与发布,这样网站的含金量也大大不同。选择网站开发公司比较费用时,应该比较的是“性价比”,就是您花费同样的费用是否可以得到最好的结果.